Cómo empezamos a trabajar juntos
Todo empieza con una conversación. Antes de tocar un solo documento, necesitamos entender su situación: cuánto material hay, cómo está organizado actualmente y qué resultado espera obtener.
La visita técnica
Cuando recibimos su solicitud, el primer paso es concertar una visita a sus instalaciones. Esta visita no tiene coste ni compromiso. Su único propósito es que nuestro equipo pueda evaluar el volumen documental con precisión.
Durante la visita observamos el estado físico de los documentos, el tipo de material predominante, si existen carpetas o sistemas de archivo previos y el espacio disponible para la recogida. Con esa información podemos elaborar una propuesta realista.
No hacemos estimaciones a ciegas. Creemos que una planificación honesta desde el principio evita sorpresas durante el proceso.
Qué analizamos en la visita
Volumen total
Estimamos el número de cajas, carpetas o metros lineales de archivo. Esto determina el tiempo necesario y los recursos a asignar al proyecto.
Tipología documental
Identificamos los tipos de documentos presentes: contratos, facturas, expedientes, informes, correspondencia. Cada tipo requiere un tratamiento distinto.
Antigüedad del fondo
Documentos más antiguos pueden requerir mayor cuidado en la manipulación y en el proceso de escaneo para preservar su legibilidad.
Estructura existente
Si ya existe algún sistema de clasificación previo, lo analizamos para mantener la continuidad donde sea posible o rediseñarlo donde no funcione.
La propuesta de trabajo
Tras la visita, elaboramos una propuesta detallada que especifica el alcance del trabajo, la metodología de clasificación, los formatos de entrega y el plazo estimado. También indicamos qué documentos son candidatos a destrucción certificada, aunque la decisión final siempre corresponde al cliente.
La propuesta es un documento de trabajo, no un folleto comercial. Describe exactamente lo que se va a hacer y cómo se va a hacer. Una vez aceptada, fijamos fecha de inicio y comenzamos.
La propuesta incluye
- Alcance del trabajo y fases
- Metodología de clasificación propuesta
- Formatos de entrega del índice
- Plazo estimado de ejecución
- Condiciones de recogida y traslado
- Gestión de documentos vencidos
Solicite la visita técnica
Sin compromiso. Solo una conversación para entender su situación documental.
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