Cómo trabajamos los documentos
Cada proyecto sigue un proceso estructurado en fases bien definidas. La metodología no varía: lo que cambia es la adaptación a las categorías propias de cada sector y cliente.
Clasificación por categorías
El primer paso tras la recogida es la clasificación. Separamos los documentos por categorías acordadas previamente con el cliente: tipo de expediente, año, cliente o paciente, naturaleza del documento. Esta fase es la que más tiempo requiere y la más determinante para el resultado final.
No existe una estructura universal válida para todos los casos. Un despacho de abogados necesita categorías distintas a las de una clínica. Por eso acordamos la taxonomía antes de empezar.
Etiquetado con código secuencial
Una vez clasificados, cada unidad documental, ya sea una carpeta, un expediente o una caja, recibe una etiqueta con un código secuencial único. Este código es el puente entre el documento físico y el registro digital.
El sistema de codificación sigue una estructura lógica que permite identificar la categoría, el año y el número de orden sin necesidad de abrir el documento. El resultado es un archivo físico navegable incluso sin consultar el índice digital.
Escaneo a alta resolución con OCR
El escaneo se realiza con equipos profesionales calibrados para distintos tipos de papel y formato. La resolución mínima es de 300 ppp, aunque para documentos con texto pequeño o degradado utilizamos resoluciones superiores.
El reconocimiento óptico de caracteres transforma cada imagen en un documento con texto seleccionable y buscable. Esto significa que puede abrir un PDF y buscar un nombre, una fecha o un número de referencia directamente en el contenido del documento.
Índice en hoja de cálculo y PDF
Al finalizar el escaneo, generamos el índice completo del archivo. Este índice lista cada documento con su código, categoría, descripción y referencia al archivo digital correspondiente. Se entrega en dos formatos.
La hoja de cálculo permite filtrar, ordenar y buscar. El PDF sirve como documento de referencia permanente. Ambos se entregan junto con los archivos digitalizados en el soporte acordado.
Destrucción certificada de documentos vencidos
Los documentos que el cliente decide eliminar, normalmente aquellos cuyo plazo de conservación ha concluido, se destruyen de forma segura mediante procedimientos que impiden cualquier recuperación de la información.
Al finalizar el proceso se emite un certificado de destrucción que identifica los documentos eliminados y el método utilizado. Este certificado puede conservarse como evidencia del proceso.
No determinamos qué documentos deben destruirse ni asesoramos sobre plazos legales de conservación. Esa decisión corresponde siempre al cliente.
Qué recibe al finalizar
El resultado del trabajo es tangible y utilizable desde el primer día.
Archivo digital completo
Todos los documentos escaneados, organizados en carpetas que replican la estructura de categorías acordada.
Índice en hoja de cálculo
Formato .xlsx con todos los campos: código, categoría, descripción, fecha y referencia al archivo digital.
Índice en PDF
Versión PDF del inventario para consulta y archivo permanente. Con marcadores por categoría para navegación rápida.
Certificado de destrucción
Cuando aplica, documento acreditativo del proceso de destrucción segura de los documentos eliminados.
¿Tiene preguntas sobre el proceso?
Escribanos o llámenos. Explicamos el método con detalle antes de comenzar cualquier trabajo.
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